Da vi tidligere i år lavede en undersøgelse af det kommunale intranetlandskab 2016, så vi en klar efterspørgsel efter udvikling og forandring.

Det har ført til syv anbefalinger for fremtidens kommunale intranet, der er baseret på vores erfaringer og undersøgelsens resultater.

1. Vælg en responsiv løsning

Smartphones og tablets blive mere og mere udbredte, hvilket vil føre til, at folk simpelthen forventer at kunne tilgå et kommunalt intranet via mobile enheder. Med en responsiv løsning har kommunerne mulighed for at samle hele kommunen gennem tilgængelig kommunikation og vidensdeling.

2. Tag udgangspunkt i det sociale intranet

Vidensdeling er mere en "bare" en udveksling af filer. Med et socialt intranet bliver selv uformel kommunikation mellem medarbejdere søgbart indhold, som alle kommunens medarbejdere kan få glæde af. 

E-mails er en lukket kommunikationsform, der kun involverer afsender og modtagere. Med et socialt intranet er hele kommunen modtagere af al kommunikation – selvfølgelig begrænset af intranettets governance-struktur.

3. Anvend en intuitiv søgetjeneste, der indekserer indholdet

Brugerne har vænnet sig til at kunne finde det, de leder efter, når de søger på Google. Hvorfor ikke også give kommunens medarbejdere den følelse på
intranettet? En måde at skabe den følelse, er ved at basere intranettet på Microsoft Office 365 – og dermed drage nytte af Microsofts arbejde med at skabe en god, intuitiv søgefunktion.

Hvis intranettets søgefunktion baseres på de søgesystemer, som Microsoft anvender i sin Office 365-pakke, muliggøres søgning på alle typer indhold ned til ordniveau. Sådan opnås simpel, intuitiv søgning på det kommunale intranet.

4. Basér løsningen på en dynamisk platform

Udvikling, implementering og oplæring er tre meget ressourcekrævende processer. Derfor anbefaler vi, at det kommunale intranet baseres på en dynamisk
platform, der kan formes efter fremtidens krav.

På den måde vil kommunerne spare penge – både på den korte og den lange bane. Det gælder naturligvis også i
forhold til integration til kommunens øvrige fagsystemer.

5. Udnyt de systemer medarbejderne allerede bruger

En forandring føles meget mere smertefri, hvis den tager afsæt i medarbejdernes nuværende rutiner. Derfor anbefaler vi, at det kommunale intranet baseres på de systemer, medarbejderne allerede i forvejen benytter sig af.

Det kan fx være Microsoft Office 365, der giver mulighed for at holde styr på filer med SharePoint, samarbejde om dokumenter i Word og interagere med kollagerne via Yammer – alt sammen gennem de systemer medarbejderne allerede kender.

6. Personalisér indholdet

Hvis intranettet skal være relevant for kommunens medarbejder, er det vigtigt, at indholdet personaliseres og jævnligt måles på, så personaliseringen tager afsæt i evidens og data. Personalisering er især vigtigt på et kommunalt intranet, hvor der typisk er mange brugere.

7. Gør intranettet tilgængeligt for alle medarbejdere

Hvis de danske kommuner skal udnytte det fulde potentiale af vidensdeling, kræver det, at intranettet er tilgængeligt for alle kommunens medarbejdere. Herved bliver det kommunale intranet en tilgængelig vidensplatform – selv den enkelte brugeres kalender bliver dermed baseret på vidensdeling.