Som godkendt leverandør på SKI aftalen 02.19. kan I trygt købe vores SaaS-tjenester ind på en enkel og overskuelig måde, og hvor I undgår komplekse udbudsprocesser. Herunder har vi lavet en guide til, hvordan I griber det an.
Godkendt til alle offentlige myndigheder og institutioner
SKI aftaler er typisk opdelt i to delaftaler. En for kommuner og en anden for stat, regioner og øvrige kunder. Som leverandør skal ens tjenester og produkter først og fremmest godkendes, og herefter skal man godkendes på de to delaftaler, for at kunne levere til de kunder, der er på den enkelte aftale. Der er strenge krav for at blive optaget på aftalen, og man bliver som leverandør både målt og vejet ift. webtilgængelighed, GDPR, informations- og cybersikkerhed mv. Men det nåleøje er vi gået igennem med moliri på begge delaftaler, og derfor er det faktisk underordnet, om I er en kommune, et ministerie, et gymnasium, eller et boligselskab - og om I er i markedet efter et intranet, ekstranet, eller hjemmeside.
Hvis I er på listen over kunder, der kan anvende aftalen, kan I altså nemt købe moliri ind hos os, og slippe for tunge og komplekse udbudsprocesser. Klik på knappen herunder og scroll ned til afsnittet "Kunder der kan anvende aftalen" for at se, om jeres organisation også er på listen.
Sådan gør du
Den simple indkøbsproces foregår i SKI’s digitale tildelingsværktøj, der hjælper jer gennem hele tildelingsprocessen fra start til slut, ligesom den også automatisk danner kontraktmaterialet og udsender tildelingsbreve.
Start nyt indkøb
Først skal I have styr på jeres indkøbsbehov. Når I har opgjort jeres behov på et sagligt og objektivt grundlag, skal I uploade jeres behovsopgørelse i SKI's digitale tildelingsværktøj. Det gør I ved at logge ind i systemet her: https://0219fagsystemer.ski.dk/. Når I er logget ind, kan I starte et nyt indkøb, give det en sigende titel og vælge, hvilken delaftale samt relevant ydelsesområde, I vil købe ind på.
PS: ønsker I en løsning til ekstern kommunikation (hjemmeside, ekstranet mv.), skal I vælge ydelsesområde 05 Samfundsstruktur, og ønsker i en løsning til intern kommunikation (f.eks. intranet), skal I vælge ydelsesområde 65 Kommunikation og dokumentation.
Start nyt indkøb
Først skal I have styr på jeres indkøbsbehov. Når I har opgjort jeres behov på et sagligt og objektivt grundlag, skal I uploade jeres behovsopgørelse i SKI's digitale tildelingsværktøj. Det gør I ved at logge ind i systemet her: https://0219fagsystemer.ski.dk/. Når I er logget ind, kan I starte et nyt indkøb, give det en sigende titel og vælge, hvilken delaftale samt relevant ydelsesområde, I vil købe ind på.
PS: ønsker I en løsning til ekstern kommunikation (hjemmeside, ekstranet mv.), skal I vælge ydelsesområde 05 Samfundsstruktur, og ønsker i en løsning til intern kommunikation (f.eks. intranet), skal I vælge ydelsesområde 65 Kommunikation og dokumentation.
Kravspecifikation
Nu kan I starte jeres indkøb. Det gør I ved at trykke på knappen ’Kravspecifikation’. I kravspecifikationen udarbejder I de tekniske og funktionelle krav til jeres indkøb. Det gør I ved at gennemgå de forskellige faner i tildelingsværktøjet, hvor I udfylder det, der er relevant for jer. Undervejs bliver de relevante bilag fra rammeaftalen automatisk udfyldt på baggrund af jeres valg.
I skal igennem de fem faser i kravsspecifikationen: behov, specifikationer, tilkøb, kundeforhold og services. I hver fase vil I møde en vejledningstekst, der guider jer gennem fasen. Når I er færdige med et afsnit, vil der komme et flueben ud for det – hvis der er et udråbstegn, er det fordi, der mangler noget.
I kan løbende følge med I, hvor mange services der matcher jeres behov.
Kravspecifikation
Nu kan I starte jeres indkøb. Det gør I ved at trykke på knappen ’Kravspecifikation’. I kravspecifikationen udarbejder I de tekniske og funktionelle krav til jeres indkøb. Det gør I ved at gennemgå de forskellige faner i tildelingsværktøjet, hvor I udfylder det, der er relevant for jer. Undervejs bliver de relevante bilag fra rammeaftalen automatisk udfyldt på baggrund af jeres valg.
I skal igennem de fem faser i kravsspecifikationen: behov, specifikationer, tilkøb, kundeforhold og services. I hver fase vil I møde en vejledningstekst, der guider jer gennem fasen. Når I er færdige med et afsnit, vil der komme et flueben ud for det – hvis der er et udråbstegn, er det fordi, der mangler noget.
I kan løbende følge med I, hvor mange services der matcher jeres behov.
Gennemgå services
Når I har været gennem alle faserne, kan I se, hvilke services, der kan opfylde jeres krav. Herefter skal I gennemgå de forskellige services og vurdere, om I vil tilkøbe tillægsydelser og/eller leverandørspecifikke integrationer. Det indebærer, at I skal
- Læse leverandørens use case-besvarelser
- Læse leverandørens tilbudte funktionelle tillægsydelser og i den forbindelse vælge dem, I vil tilkøbe
- Læse leverandørens tilbudte leverandørspecifikke integrationer og også her vælge dem, I vil tilkøbe
Hvis I i denne forbindelse finder ud af, at en service ikke opfylder jeres behov, kan I markere ”fravælg” på denne service. Herefter filtreres servicen fra.
Gennemgå services
Når I har været gennem alle faserne, kan I se, hvilke services, der kan opfylde jeres krav. Herefter skal I gennemgå de forskellige services og vurdere, om I vil tilkøbe tillægsydelser og/eller leverandørspecifikke integrationer. Det indebærer, at I skal
- Læse leverandørens use case-besvarelser
- Læse leverandørens tilbudte funktionelle tillægsydelser og i den forbindelse vælge dem, I vil tilkøbe
- Læse leverandørens tilbudte leverandørspecifikke integrationer og også her vælge dem, I vil tilkøbe
Hvis I i denne forbindelse finder ud af, at en service ikke opfylder jeres behov, kan I markere ”fravælg” på denne service. Herefter filtreres servicen fra.
Evaluer
Når I har været gennem alle services, skal I evaluere jeres kravspecifikation. Det gør I ved, at I fra forsiden skifter status fra kladde til færdig. Herefter kan I se alle dokumenterne og vælge ”Gå til evaluering”. Her får I en oversigt over de services, der kan tilbydes ud fra det serviceniveau, I har valgt i kravspecifikationen. For alle disse services skal I indtaste de sidste informationer for at afslutte evalueringen og finde frem til, hvilken service, der opfylder jeres krav til den laveste pris.
Evaluer
Når I har været gennem alle services, skal I evaluere jeres kravspecifikation. Det gør I ved, at I fra forsiden skifter status fra kladde til færdig. Herefter kan I se alle dokumenterne og vælge ”Gå til evaluering”. Her får I en oversigt over de services, der kan tilbydes ud fra det serviceniveau, I har valgt i kravspecifikationen. For alle disse services skal I indtaste de sidste informationer for at afslutte evalueringen og finde frem til, hvilken service, der opfylder jeres krav til den laveste pris.
Vælg sikkerhedsniveau
Herefter skal I foretage en risikovurdering og på baggrund af denne sætte krav til sikkerhedsniveauet ud fra en af de tre sikkerhedskravspakker, som SKI har defineret. I kan ikke vælge leverandører, der ikke opfylder jeres krav til sikkerhedsniveau.
Vælg sikkerhedsniveau
Herefter skal I foretage en risikovurdering og på baggrund af denne sætte krav til sikkerhedsniveauet ud fra en af de tre sikkerhedskravspakker, som SKI har defineret. I kan ikke vælge leverandører, der ikke opfylder jeres krav til sikkerhedsniveau.
Tildel kontrakt
Når I har valgt den service og leverandør, der opfylder jeres krav til den laveste pris og samtidig opfylder jeres krav til sikkerhed, giver I leverandøren besked om, at I tildeler kontrakten til denne ved at sende de udfyldte dokumenter til leverandøren i tildelingsværktøjet.
Tildel kontrakt
Når I har valgt den service og leverandør, der opfylder jeres krav til den laveste pris og samtidig opfylder jeres krav til sikkerhed, giver I leverandøren besked om, at I tildeler kontrakten til denne ved at sende de udfyldte dokumenter til leverandøren i tildelingsværktøjet.
Start samarbejdet
Leverandøren bekræfter tildelingen ved at udfylde sine dele af leveringskontrakten, underskrive den og sende den retur i tildelingsværktøjet. Når begge parter har underskrevet leveringskontrakten, kan samarbejdet begynde 😊
Start samarbejdet
Leverandøren bekræfter tildelingen ved at udfylde sine dele af leveringskontrakten, underskrive den og sende den retur i tildelingsværktøjet. Når begge parter har underskrevet leveringskontrakten, kan samarbejdet begynde 😊
I kan købe moliri under ydelsesområderne 05 og 65
Rammeaftalen for 02.19 Fagsystemer er inddelt i forskellige ydelsesområder. Bleau er optaget under ydelsesområde 05 og ydelsesområde 65 på begge delaftaler.
Ydelsesområde 05
Ydelsesområde 05 dækker med use casen UC.Y05.I.3 jeres organisations behov for digital kommunikation til eksterne - f.eks. ift. digitale løsninger til formidling eller selvbetjening ud imod borgere, kunder virksomheder, eller andre relevante aktører. Så er I i markedet for f.eks. en hjemmeside eller et ekstranet, er det denne use case, I skal vælge.
Ydelsesområde 65
Ydelsesområde 65 dækker derimod med use casen UC.Y65.I.6 jeres organisations behov for intern digital kommunikation og videndeling. Dvs. løsninger som I kan anvende for at muliggøre tværgående kommunikation internt i organisationen. Så hvis I leder efter f.eks. et intranet, er det altså denne use case, I skal kigge ind i.
Ofte stillede spørgsmål
Tidligere brugte man STORM ("Service- og Teknologi Offentlig Reference Model”). Det har SKI nu erstattet med prædefinerede og funktionelt afgrænsede use cases for hvert ydelsesområde på aftalen. Det skal gøre det enkelt for både kunder og leverandører at finde frem til, hvilke løsninger, der bedst opfylder de behov, der måtte være. Samtidig er den direkte tildeling blandt andet baseret på use cases.
Når man skal bruge aftalen til at foretage en direkte tildeling, skal man anvende SKI's tildelingsværktøj. Tildelingsværktøjet fungerer på den måde, at man går igennem en række trin, hvor man på en række områder tager stilling til sit behov og stiller krav til den ønskede løsning, f.eks. ift. implementering, integrationer, uddannelse eller sikkerhedsniveau. Herefter sørger tildelingsværktøjet automatisk for at finde den leverandør og løsning, der kan opfylde jeres behov til den laveste pris. Vi har herunder lavet en trin-for-trin guide til det, du skal igennem, når du bruger tildelingsværktøjet.
Du finder tildelingsværktøjet ved at logge på med jeres virksomheds MitID her: https://0219fagsystemer.ski.dk/.
Leveringskontrakten, som I tegner, når I køber ind på rammeaftalen, kan løbe i seks år. Derudover er der mulighed for to års forlængelse. Kontrakten er desuden ikke afhængig af, hvornår rammeaftalen udløber - så længe I har foretaget jeres indkøb, mens aftalen stadig var aktiv.
